Zeit sparen · KI-Lösung

Automatisierung Dokumente

Aus Alt mach Neu. Aus Word und PDF wird modernes HTML.

Wir bauen Dir die Dokumenten-Modernisierungs-Pipeline: KI versteht den Inhalt veralteter Word-Dateien, PDFs und alter Webseiten, und liefert moderne CI-konforme HTML-, PDF- oder PowerPoint-Outputs in Sekunden statt Wochen.

Nach Aufwand · 150 €/h netto · individuelles Angebot nach Briefing

Kostenloses Erstgespräch

Geschrieben von Martin Arnsteiner, BA · Letzte Aktualisierung: 27.05.2026

Wer das braucht

Bilder, die Dir vertraut vorkommen.

Du erkennst Dich in einem dieser Bilder wieder?

01
Word-Vorlagen aus 2018, Excel-Preislisten, 10 Jahre alte Webseiten, alle in der eigenen Brand-Welt, optisch wie aus drei verschiedenen Firmen
02
Manuelle Modernisierung dauert 10 bis 20 Stunden pro Dokument, bei 100 Dokumenten ist das ein halbes Designer-Jahr
03
Inkonsistente CI über den Bestand, jeder Marketing-MA der letzten 8 Jahre hat seinen eigenen Stempel hinterlassen
04
Niemand traut sich anzufassen, weil die Aktualisierung gefühlt zwei Quartale Aufwand bedeuten würde
05
Alte Webseiten ranken nicht mehr, sehen schlecht aus, konvertieren mies, aber Relaunch ist gefühlt zu teuer

So arbeiten wir

Der Prozess in 5 Schritten.

01

Discovery

Bestand, Formate, CI-Vorgaben
02

CI-Setup

Brand-Tokens, Templates
03

KI-Pipeline

OCR + Verständnis + Layout-Engine
04

Test-Charge

5-10 Dokumente als Proof
05

Batch-Mode

Skalierung auf vollen Bestand

Was Du bekommst

Was Du am Ende in der Hand hast.

Deliverable	Details
Input-Pipeline	Scan, Foto, URL, alle Formate akzeptiert
KI-Verständnis	Texte + Bilder + Struktur extrahiert
CI-Integration	Brand-Guidelines automatisch angewendet
Multi-Output	HTML/CSS, PDF, PPTX, Bild
Batch-Modus	Hunderte Dokumente parallel modernisieren

Was es kostet

Wert vor Preis.

Manuelle Modernisierung eines 30-seitigen Whitepapers oder einer alten Service-Seite kostet typisch 10 bis 20 Stunden Designer-Zeit. Bei 100 Dokumenten ist das ein halbes Designer-Jahr. KI-Modernisierung schafft das in Tagen, nicht Monaten.

Stundensatz 150 €/h netto · individuelles Angebot nach Briefing

Was Du gewinnst

Realistische Hebel.

Hebel 01
95 %+ Erkennungs-Genauigkeit

Mit Google Document AI strukturiert auch komplexe PDFs, sodass Text und Layout sauber separiert werden.
Hebel 02
CI-Konsistenz über Bestand

Brand-Tokens werden automatisch angewendet, alte Word-Vorlagen aus 2018 werden Teil des aktuellen Brand-Stylings.
Hebel 03
Batch-Modus für Hunderte Dokumente parallel

Statt 1 Doc pro Designer-Tag, 50 Docs pro Stunde. Skalierung ohne Personal-Engpass.

Klare Linien

Was es NICHT ist.

Damit klar ist, wo die Linie verläuft.

Keine inhaltliche Aktualisierung

KI modernisiert Form, nicht Inhalt. Wenn der Text inhaltlich überholt ist, braucht es Mensch-Review.
Keine Garantie für 100 % bei sehr verzerrten Scans

Bei sehr alten Scans mit Knicken oder Flecken ggf. niedriger als 95 %.
Kein Layout-Designer-Ersatz

Bei sehr individuellen Layouts (Magazin, Booklet) bleibt Designer-Hand wertvoll.

Was Du vorbereitest

Eine kurze Liste.

Beispiel-Bestand aus 5 bis 10 typischen Dokumenten als Test-Charge
CI-Vorgaben (Brand-Farben, Typography, Logo) als Tokens
Output-Format-Wunsch (HTML, PDF, PowerPoint, alle drei)
Marketing- oder Office-MA als Power-User für Pipeline-Nutzung

Sicherheit & DSGVO

Auf Salzburger Handschlag.

Aspekt	Status
EU-Hosting	✓ Hetzner Frankfurt für Pipeline
Document AI	✓ Google Document AI EU-Region, mit AVV
Daten-Hoheit	✓ Dokumente bleiben im Kunden-Tenant, kein Modell-Training
AVV nach DSGVO Art. 28	✓ Soizburg AI als Auftragsverarbeiter, AVV im Onboarding

Risiken

Was schiefgehen kann, und wie wir damit umgehen.

Risiko	Wie wir es lösen
Sehr alte oder beschädigte Scans	Vor-Verarbeitung mit OCR-Optimierung, bei Konfidenz unter 90 % manuelle Review-Pflicht.
Sehr branchenspezifische Layouts	Test-Charge in Discovery, Custom-Templates pro Branche bei Bedarf.
CI-Inkonsistenzen im Output	Brand-Token-System mit Validation-Regeln, Stichproben-Review.

Brancheneinblick

So sieht das in Deiner Branche aus.

Klick auf Deine Branche für konkrete Beispiele aus unseren Projekten und dem Soizburg-AI-Kompass.

Hotellerie

Saison-Pauschalen aus 2018-Word zu modernem HTML, alte Speisekarten zu UpdateUI-tauglichem PDF.

Kanzleien

Schriftsatz-Vorlagen modernisieren, alte Mandanten-Fragenkataloge zu interaktiven Forms.

Handwerk

Alte Preislisten zu konfigurierbaren HTML-Tabellen, Vor-Ort-Aufmaße zu strukturierten Datenblättern.

Ordinationen

Patienten-Aufklärungs-Dokumente in einheitliches CI, alte Seiten neu strukturieren.

Maklerbüros

Exposés aus 2015-Templates zu modernen Layouts mit Schema.org-Markup.

Online-Shops

Produktdokumente, alte Beschreibungen, Datenblätter zu modernen Web-Layouts.

Industrie

Engineering-Doku, alte Whitepaper, Datenblätter aus PLM-Systemen modernisiert.

Branchen-Selbsttest im Kompass starten

Wie es weitergeht

Was als nächstes Sinn ergibt.

Folge-Schritt	Wann sinnvoll	Modell
Automatisierung Rechnungen	Wenn auch Belege strukturiert verarbeitet werden sollen	Custom-Build · 150 €/h netto
KI-Wissensdatenbank (RAG)	Wenn modernisierte Dokumente durchsuchbar werden sollen	Custom-Build · 150 €/h netto
KI-Content-Produktion	Wenn aus modernisierten Dokumenten neuer Content entstehen soll	Custom-Build · 150 €/h netto

Häufige Fragen

FAQ.

Welche Input-Formate kann die Pipeline verarbeiten?

Word (.doc, .docx), Excel (.xls, .xlsx), PDF (digital plus gescannt), JPG, PNG, alte HTML-Seiten via URL, sogar gescannte Bücher und Booklets. Bei sehr alten Formaten (z.B. WordPerfect, alte Lotus-Sheets) klären wir im Discovery, ob ein Vor-Konverter nötig ist. Größenlimit pro Dokument typisch 100 MB, Batch-Mode für unbegrenzte Mengen.

Wie genau ist die KI-Erkennung bei verschiedenen Vorlagen-Qualitäten?

Mit Google Document AI plus Soizburg-Tuning: 95%+ bei strukturierten digitalen PDFs (klassische Word-zu-PDF-Exports), 90 bis 95 % bei sauber gescannten Papier-Dokumenten, 80 bis 90 % bei alten oder zerknitterten Scans. Konfidenz-Score pro Element, unter 90 % manuelle Review-Pflicht. Bei sehr branchenspezifischen Layouts (Magazin-Layouts, Booklet) erhöht eine Custom-Trainings-Phase die Genauigkeit auf branchen-spezifische 95 %.

Können wir die KI-Outputs nachträglich anpassen oder müssen wir alles neu machen?

Alle Outputs sind voll editierbar: HTML mit semantischem Markup für CMS-Import, PowerPoint mit Layern und Master-Folien, PDF mit erkannten Text-Boxen statt Pixel-Bildern. Brand-Tokens werden automatisch angewendet, Marketing-MA kann nachträglich Farben, Schriftgrößen, Logos austauschen, ohne neu zu generieren.

Was kostet die Modernisierung eines Dokuments im Schnitt?

Marginalkosten unter 5 € pro Dokument bei Standard-Volumen. Beispiel: 100 alte Word-Vorlagen modernisieren kostet typisch 400 bis 600 € Plattform-Kosten plus einmalig 1 bis 2 Tage Setup. Vergleich: Designer-Manuell-Modernisierung kostet pro Dokument 10 bis 20 Stunden × 75 €, also 750 bis 1.500 €. Bei größeren Beständen multipliziert sich der Hebel entsprechend.

Bleibt das ursprüngliche Dokument bei uns oder wird es bei Soizburg gespeichert?

Original-Dokument bleibt im Kunden-Tenant. Pipeline lädt Datei kurz, verarbeitet sie, schreibt Output zurück, löscht Cache. Soizburg-Audit-Log enthält nur Hash plus Verarbeitungs-Status, keine Klartext-Inhalte. Bei sensiblen Dokumenten (Vertraulichkeits-Klausel, NDA-pflichtig) optional On-Premise-Setup im Kunden-Rechenzentrum.

Passt auch dazu