Zeit sparen · KI-Lösung

Automatisierung Rechnungen

Eingangsrechnungen, geprüft und vorkontiert, fast ohne Mensch.

Wir bauen Dir den Eingangsrechnungs-Workflow nach Soizburg-Standard: n8n überwacht Mailbox und Drive, KI extrahiert und prüft (§11 UStG, IBAN, USt), Slack-Freigabe per Klick, sauber kontiert in DATEV oder BMD.

Nach Aufwand · 150 €/h netto · individuelles Angebot nach Briefing

Kostenloses Erstgespräch

Geschrieben von Martin Arnsteiner, BA · Letzte Aktualisierung: 27.05.2026

Wer das braucht

Bilder, die Dir vertraut vorkommen.

Du erkennst Dich in einem dieser Bilder wieder?

01
Bürokraft tippt 8 bis 13 Stunden monatlich IBANs, Rechnungsnummern und Beträge ab, jede Tipp-Fehler-Korrektur kostet zusätzlich 5 Minuten
02
Skonto-Verluste durch verspätete Buchung, der 14-Tage-Lag zwischen Beleg-Eingang und DATEV-Erfassung kostet 8.000 bis 15.000 € pro Jahr beim Großhändler
03
Fehleranfällig, kostspielig, demotivierend, niemand hat Lust auf Tipparbeit, die Person an dieser Stelle ist nicht zu halten
04
Buchhaltung als Engpass im Betrieb, Liquiditätsplanung leidet, Mahnwesen kommt zu spät, Steuerberater bekommt das Material 2 Wochen vor Frist
05
Belege liegen verstreut, Mail, Drive, Schreibtisch, niemand findet die Rechnung von Mai 2024 schnell wieder

So arbeiten wir

Der Prozess in 5 Schritten.

01

Discovery

Aktueller Buchhaltungs-Workflow, Software
02

n8n-Workflow

Eingangs-Trigger + KI-Prüfung
03

KI-Setup

Gemini-Prompts, Vektor-Speicherung
04

Slack-Integration

Freigabe-Karten, Buttons
05

DATEV/BMD-Anbindung

API oder XML-Import

Was Du bekommst

Was Du am Ende in der Hand hast.

Deliverable	Details
Multi-Kanal-Eingang	Mail, Drive, Slack minütlich überwacht
Duplikat-Schutz	MD5-Hash + revisionssicheres Backup
KI-Compliance-Prüfung	Gemini 2.5 Pro für §11 UStG-Validierung
Slack-Freigabe	Ampel-System mit Buchen/Klärung-Buttons
DATEV/BMD-Übergabe	Vorkontiert + Original-PDF-Link

Was es kostet

Wert vor Preis.

Eine Bürokraft erfasst manuell typisch 15 bis 25 Rechnungen pro Stunde. Bei 200 Rechnungen pro Monat sind das 8 bis 13 Stunden monatlich, plus Tipp-Fehler-Korrekturen. Bei 35 € Vollkosten 3.300 bis 5.500 € pro Jahr, plus Skonto-Verluste durch verspätete Buchung von 8.000 bis 15.000 € pro Jahr.

Stundensatz 150 €/h netto · individuelles Angebot nach Briefing

Was Du gewinnst

Realistische Hebel.

Hebel 01
Skonto-Rückgewinnung

Schnelle Buchung statt 14-Tage-Lag bedeutet Skonti im Wert von 8.000 bis 15.000 € pro Jahr beim Großhändler.
Hebel 02
200 Stunden im Jahr Personalzeit

Bürokraft kann sich auf Liquiditätsplanung und Mahnwesen konzentrieren statt Tipp-Arbeit.
Hebel 03
Datenqualität in DATEV/BMD

KI-Extraktion ist konsistent, Tipp-Fehler bei IBAN oder Beträgen werden minimiert.

Klare Linien

Was es NICHT ist.

Damit klar ist, wo die Linie verläuft.

Kein Ersatz für Steuerberater

KI bereitet vor, der Steuerberater verantwortet die finale Buchung.
Keine 100-%-Automation

Bei §11-UStG-kritischen Belegen (z.B. fehlende Pflichtangaben) wird Mensch-Freigabe via Slack getriggert.
Keine ERP-Integration im Standard

DATEV/BMD-Übergabe ist Standard. Direkte ERP-Anbindung (SAP, MS Dynamics) ist Aufpreis.

Was Du vorbereitest

Eine kurze Liste.

Mailbox-Zugang für rechnungen@ oder vergleichbares Postfach
DATEV/BMD-Account mit API-Zugang oder XML-Import-Bereitschaft
Slack-Workspace für Freigabe-Karten
Buchhaltungs-MA als Power-User für 0,5 Tag Schulung

Sicherheit & DSGVO

Auf Salzburger Handschlag.

Aspekt	Status
EU-Hosting	✓ Hetzner Frankfurt, alle Belege EU-only
Beleg-Hoheit	✓ Originale bleiben im Kunden-System, nur Hashes in Soizburg-Audit-Log
Modell-Routing	✓ Gemini EU oder Claude mit AVV, sensible Daten pseudonymisiert
AVV nach DSGVO Art. 28	✓ Soizburg AI als Auftragsverarbeiter, AVV im Onboarding

Risiken

Was schiefgehen kann, und wie wir damit umgehen.

Risiko	Wie wir es lösen
OCR-Fehlerrate bei sehr schlechten Scans	Schwellwert-basierte Eskalation, bei niedriger Konfidenz immer Mensch-Freigabe.
Branchen-spezifische Belege (z.B. komplexe Lieferanten-Sammelrechnung)	Spezial-Trainings-Daten im Discovery, Custom-Prompts pro Kunde.
DATEV-Schnittstelle ändert sich	XML-Format-Layer im n8n-Workflow, Anpassung in 1 bis 2 Stunden bei Format-Änderung.

Brancheneinblick

So sieht das in Deiner Branche aus.

Klick auf Deine Branche für konkrete Beispiele aus unseren Projekten und dem Soizburg-AI-Kompass.

Hotellerie

Sammelrechnungen Großhändler-Fleisch, Reinigungs-Service-Rechnungen, OTA-Provisions-Belege.

Kanzleien

Kostenfest-Belege Gerichte, Reisekosten-Sammlungen, IT-Subscription-Rechnungen.

Handwerk

Material-Bestellungen aus dem Großhandel, Sub-Unternehmer-Rechnungen, Kraftstoff-Sammelrechnungen.

Ordinationen

Praxis-Bedarfs-Rechnungen, Labor-Sammelabrechnungen, Versicherungs-Rückerstattungen.

Online-Shops

Logistiker-Rechnungen, Marketing-Tool-Subscriptions, Lieferanten-Sammelbelege.

Industrie

Sub-Unternehmer-Sammelabrechnungen, Logistik-Rechnungen, Wartungsverträge.

Branchen-Selbsttest im Kompass starten

Wie es weitergeht

Was als nächstes Sinn ergibt.

Folge-Schritt	Wann sinnvoll	Modell
Automatisierung Dokumente	Wenn auch andere Dokumenten-Typen automatisiert werden sollen	Custom-Build · 150 €/h netto
Automatisierung Freigabeprozess	Wenn Freigabe-Workflows generell zentralisiert werden sollen	Custom-Build · 150 €/h netto
KI-Wissensdatenbank	Wenn historische Belege durchsuchbar werden sollen	Custom-Build · 150 €/h netto

Häufige Fragen

FAQ.

Was passiert mit Belegen, die nicht §11-UStG-konform sind?

KI-Compliance-Prüfung erkennt fehlende Pflichtangaben (Steuernummer, Leistungsbeschreibung, Datum, IBAN). Fehlerhafte Belege landen in einer Slack-Problemschleife mit Begründung pro Mangel. Buchhaltungs-MA bekommt Karte mit Buttons „Klären beim Lieferanten", „Manuell buchen", „Ablehnen". Human-in-the-Loop, kein Auto-Verarbeitung problematischer Belege.

Welche Buchhaltungs-Programme werden unterstützt?

DATEV (über DATEV-API), BMD (über XML-Import), lexoffice und sevdesk (REST-API), Google Sheets als einfacher Fallback. Bei sehr alten oder branchenspezifischen Systemen (Kanzleisoftware, Hotellerie-PMS-Buchhaltungs-Module) klären wir API-Verfügbarkeit im Discovery, oft funktioniert auch CSV-Import nachts. SAP und Microsoft Dynamics als Aufpreis-Integration möglich.

Wie lang dauert die Umsetzung typisch?

4 bis 8 Wochen, abhängig von Buchhaltungs-Software und Volumen. Discovery in Woche 1, n8n-Workflow und KI-Setup in Woche 2 bis 3, DATEV/BMD-Anbindung und XML-Mapping in Woche 3 bis 5, Test mit 100 Belegen plus Tuning in Woche 5 bis 6, Schulung Buchhaltungs-MA in Woche 6 bis 7, Stabilisierungs-Phase mit täglichem Monitoring in Woche 7 bis 8.

Wie zuverlässig ist die KI-Beleg-Erkennung in der Praxis?

Bei sauberen PDF-Belegen (digitale Rechnungen, klassische Lieferanten-Templates) erreichen wir 95 %+ Erkennungsrate. Bei gescannten Papier-Belegen 85 bis 95 % je nach Scan-Qualität. Konfidenz-Score pro Beleg, unter 90 % automatisch Mensch-Freigabe. Branchen-Template-Library (Großhändler-Sammelrechnungen, Kanzlei-Kostenfest-Belege, OTA-Provisionsabrechnungen) wird im Discovery aufgebaut.

Bleibt der Beleg-Originale bei uns oder geht er durch Soizburg?

Originale bleiben in Deinem System (Mail-Postfach, Drive, DATEV-Beleg-Bilderkennung). Soizburg-Audit-Log enthält nur MD5-Hash plus Verarbeitungs-Status, keine Klartext-Beleg-Daten. Bei DSGVO-Audits ist das wichtig: Soizburg ist Auftragsverarbeiter, nicht Verarbeiter im Sinne der Daten-Hoheit.

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