Zeit sparen · KI-Lösung

Automatisierung E-Mail

Office-Postfach quillt über. KI antwortet 80 % selbstständig.

Wir bauen Dir den E-Mail-Autopiloten: 80 % der Routine-Anfragen werden vollautomatisch über RAG-Wissensdatenbank beantwortet, 20 % Komplex-Themen bekommen einen KI-Entwurf zur Mensch-Freigabe.

Nach Aufwand · 150 €/h netto · individuelles Angebot nach Briefing

Kostenloses Erstgespräch

Geschrieben von Martin Arnsteiner, BA · Letzte Aktualisierung: 27.05.2026

Wer das braucht

Bilder, die Dir vertraut vorkommen.

Du erkennst Dich in einem dieser Bilder wieder?

01
office@ und info@ quellen über vor Routinefragen, 200 Mails am Tag, davon 70 % das Gleiche zum 50. Mal („Wo ist mein Paket", „Habt Ihr offen", „Wie sind Eure Preise")
02
3 bis 4 Stunden Service-Zeit pro Tag gehen für Routine drauf, statt für die wirklich komplexen Mandanten- und Kunden-Themen
03
Antwort-Latenz schadet Reputation, Anfrage am Freitagabend, Antwort am Montagvormittag, der Kunde ist längst beim Wettbewerber
04
Service-MA brennt aus, weil 90 % der Mail-Arbeit reine Wiederholung ist, ohne Gestaltungsspielraum
05
Wissen ist im Kopf einzelner Mitarbeiter, fällt jemand aus, weiß niemand mehr, wie auf den Spezial-Fall geantwortet wird

So arbeiten wir

Der Prozess in 5 Schritten.

01

Discovery

Mail-Volumen, Häufige Themen, Postfächer
02

Wissensbasis-Aufbau

RAG mit FAQs, Policies, Beispielen
03

Intent-Erkennung

Trainings-Prompts pro Kategorie
04

Antwort-Engine

KI-Antwort + Tonalität-Tuning
05

Routing & Audit

Komplex → Mensch, Audit-Log

Was Du bekommst

Was Du am Ende in der Hand hast.

Deliverable	Details
Mail-Überwachung	Gmail / Outlook / IMAP via n8n
Intent-Erkennung	HR / Support / Sales / Routine
KI-Antwort-Engine	Auf Basis Deiner RAG-Wissensdatenbank
Entwurfs-Assistent	20 % Komplex: Entwurf ins Postfach
Audit-Log	Alle KI-Antworten nachvollziehbar

Was es kostet

Wert vor Preis.

Office-Postfach mit 200 Mails pro Tag, davon 70 % Routine: 3 bis 4 Stunden Service-Zeit pro Tag. Bei 60 € Vollkosten 50.000 € pro Jahr, plus Antwort-Latenz schadet Reputation und Conversion.

Stundensatz 150 €/h netto · individuelles Angebot nach Briefing

Was Du gewinnst

Realistische Hebel.

Hebel 01
80 % Routine-Mails sofort beantwortet

Antwort-Latenz von Stunden auf Sekunden. Reputation bei Anfragenden steigt spürbar.
Hebel 02
4 Stunden täglich Service-Zeit zurück

Service-MA arbeitet an wertschöpfenden Anfragen statt am 50. „Wo ist mein Paket".
Hebel 03
Audit-Log für Compliance

Jede KI-Antwort ist nachvollziehbar, BRAO- und HWG-konform pro Branche kalibriert.

Klare Linien

Was es NICHT ist.

Damit klar ist, wo die Linie verläuft.

Keine 100-%-Automation

Komplex-Themen (Reklamation, juristische Fragen, Sonderfälle) gehen weiter an Mensch.
Kein Spam-Filter

Spam wird vom E-Mail-Provider gefiltert, der Autopilot kümmert sich nur um echte Anfragen.
Kein Marketing-E-Mail-Tool

Outbound-Newsletter laufen über Listmonk oder KI-Hub. Hier geht es um Inbound-Service.

Was Du vorbereitest

Eine kurze Liste.

Mailbox-Zugang (Gmail, Outlook, IMAP)
FAQ-Wissen als RAG-Basis (FAQs, Policies, häufige Service-Antworten)
Service-MA als Eskalations-Empfänger für die 20 % Komplex-Themen
Audit-Bereitschaft: Stichproben-Reviews der KI-Antworten in der Trainings-Phase

Sicherheit & DSGVO

Auf Salzburger Handschlag.

Aspekt	Status
EU-Hosting	✓ Hetzner Frankfurt für n8n und RAG-DB
Mail-Inhalte	✓ Verarbeitung in Soizburg-Tenant, keine Cross-Tenant-Lecks, keine Modell-Trainings-Daten
AVV nach DSGVO Art. 28	✓ Soizburg AI als Auftragsverarbeiter
Kunden-Daten in Mails	✓ pseudonymisiert vor Verarbeitung in LLMs

Risiken

Was schiefgehen kann, und wie wir damit umgehen.

Risiko	Wie wir es lösen
KI antwortet auf rechtlich kritische Anfragen falsch	Branchen-spezifische Eskalations-Filter (BRAO bei Anwälten, HWG bei Ärzten), Mensch-Review bei Schlüsselbegriffen.
RAG-Wissensbasis ist zu dünn	Discovery-Phase erfasst Top-50-FAQ explizit, Wissensbasis wächst durch Service-Tickets.
Tonalität wirkt unpersönlich	Brand-Voice-Tuning, Stichproben-Review in den ersten 4 Wochen.

Brancheneinblick

So sieht das in Deiner Branche aus.

Klick auf Deine Branche für konkrete Beispiele aus unseren Projekten und dem Soizburg-AI-Kompass.

Hotellerie

Buchungs-Anfragen, Pre-Stay-Fragen, Allergiker-Auskunft, Wegbeschreibungen.

Kanzleien

Termin-Anfragen, Honorar-Auskünfte, Mandanten-Status-Fragen, Standardvollmachten.

Handwerk

Service-Anfragen, Termin-Bestätigungen, Material-Verfügbarkeits-Fragen, Förder-Hinweise.

Ordinationen

Termin-Verschiebungen, Befund-Status-Anfragen, IGeL-Auskünfte (HWG-konform).

Maklerbüros

Objekt-Detail-Anfragen, Besichtigungs-Termine, Wertermittlung-Anfragen.

Online-Shops

Liefer-Status, Retouren, Produkt-Verfügbarkeit, Versand-Optionen.

Industrie

B2B-Anfrage-Vorqualifizierung, Datenblatt-Anforderungen, Wartungs-Status.

Branchen-Selbsttest im Kompass starten

Wie es weitergeht

Was als nächstes Sinn ergibt.

Folge-Schritt	Wann sinnvoll	Modell
KI-Wissensdatenbank (RAG)	Wenn die Wissensbasis breiter aufgebaut werden soll	Custom-Build · 150 €/h netto
KI-Bots (Omnichannel)	Wenn auch Chat und Voice abgedeckt werden sollen	Custom-Build · 150 €/h netto
Automatisierung Freigabeprozess	Wenn nach Mail-Antwort Freigabe-Schritte folgen	Custom-Build · 150 €/h netto

Häufige Fragen

FAQ.

Welche Mail-Provider lassen sich anbinden?

Gmail (über Google API), Outlook 365 (über Microsoft Graph API), IMAP-fähige Provider (klassisch alles, was nicht Exchange ist). Spezial-Konfigurationen wie Salzburger Provider mit HTTP-Mail-Login klären wir im Discovery. Postfach-Zugriff erfolgt mit OAuth oder App-Passwörtern, niemals mit Klartext-Hauptpasswörtern.

Wer kontrolliert die KI-Antworten und greift bei Fehlern ein?

Drei Kontroll-Mechanismen: (1) Audit-Log, jede KI-Antwort ist nachvollziehbar mit Zeitstempel, Modell, Konfidenz. (2) Stichproben-Review-Modus, Service-Lead reviewt 5 % der KI-Antworten pro Woche. (3) Optional Approval-Workflow, bei sensiblen Themen oder Schlüsselbegriffen geht jede Antwort erst als Entwurf an einen Mitarbeiter, bevor sie versendet wird.

Was passiert, wenn die KI eine Anfrage falsch versteht?

Drei Sicherheitsnetze: (1) Konfidenz-Score, unter 80 % automatisch Mensch-Eskalation. (2) Schlüsselbegriff-Filter, „Anwalt", „Reklamation", „Kündigung", „Unfall" gehen immer an Mensch. (3) Korrekturschleife, falsche Antworten werden vom Service-Lead markiert, fließen ins RAG-Training, ähnliche Anfragen werden bei nächstem Mal richtig beantwortet.

Können wir den Anteil der automatisierten Antworten anpassen?

Ja. Standard-Setting ist 80 % Auto-Versand, 20 % Mensch-Entwurf. Konservativer (50/50) sinnvoll in den ersten 4 Wochen. Aggressiver (95/5) möglich nach 3 Monaten Trainings-Phase. Pro Anfrage-Kategorie unterschiedlich justierbar (z.B. Buchungs-Anfragen 95 %, Reklamationen 0 % automatisch).

Was kostet der E-Mail-Autopilot pro Monat im Betrieb?

Variable Kosten hängen vom Volumen ab: KI-Modell-Kosten ca. 10 bis 50 € pro 1.000 Mails (Claude oder GPT je nach Komplexität), Hetzner-Server für n8n und RAG-DB ca. 30 bis 80 € pro Monat, optionale Wartungs-Begleitung Pro/Plus. Bei einem Postfach mit 4.000 Mails pro Monat sind das typisch 80 bis 250 € pro Monat Betriebskosten.

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