Zeit sparen · KI-Lösung

Automatisierung Freigabeprozess

Nie wieder v3-final-FINAL-ACHTUNG.docx. Eine Quelle, eine Wahrheit, ein Klick zur Freigabe.

Wir bauen Dir den Single-Source-of-Truth-Freigabe-Hub: zentrale Ablage in SharePoint oder Google Drive, interaktive Slack/Teams-Karten mit Freigabe-Buttons, Auto-Status-Update. Schluss mit WeTransfer-Versionschaos und Mail-Ping-Pong.

Nach Aufwand · 150 €/h netto · individuelles Angebot nach Briefing

Kostenloses Erstgespräch

Geschrieben von Martin Arnsteiner, BA · Letzte Aktualisierung: 27.05.2026

Worum es geht

Marketing-Team schickt Entwurf 1 per WeTransfer an Geschäftsführung. Antwort kommt 5 Tage später per Mail mit Korrekturen. Designer baut Entwurf 2, schickt es per WhatsApp an Vertrieb für Cross-Check. Vertrieb antwortet im Slack-Channel. Niemand weiß welcher Stand der aktuelle ist. Eine Datei heisst v3-FINAL.docx, eine andere v3-FINAL-FINAL.docx, beide leicht unterschiedlich.

Mit dem SSOT-Freigabe-Hub passiert das Gegenteil. Eine zentrale Datei in SharePoint, jeder Stakeholder kommentiert dort, Slack-Karte zeigt aktuellen Status, Freigabe per Klick. Kein Suchen mehr, keine Mail-Threads, kein WhatsApp-Chaos.

Wer das braucht

Bilder, die Dir vertraut vorkommen.

Du erkennst Dich in einem dieser Bilder wieder?

01
Entwürfe per Mail, WeTransfer, WhatsApp, Slack, vier Versionen unterwegs, niemand weiß welche der aktuelle Stand ist
02
Stakeholder-Feedback in 3 Kanälen, Geschäftsführer im Mail, Vertrieb in Slack, Marketing in Drive-Kommentaren, alles muss jemand zusammenführen
03
Stakeholder-Freigaben dauern 5 bis 14 Tage pro Asset, weil jede Schleife ein Mail-Anhang plus Antwort plus Korrektur ist
04
v3-final-FINAL-ACHTUNG.docx liegt drei Mal in unterschiedlichen Versionen herum, der Designer ruft an: „Welche willst Du jetzt?"
05
Audit-Trail fehlt, niemand kann nachvollziehen, wer wann was freigegeben hat, problematisch bei Compliance-Themen

So arbeiten wir

Der Prozess in 5 Schritten.

01

Discovery

Aktuelle Freigabe-Pfade, Stakeholder
02

SSOT-Setup

SharePoint/GDrive Struktur, Tags
03

n8n-Workflow

Tag-Trigger, Slack-Karten, Routing
04

Slack/Teams-Integration

Adaptive Cards mit Buttons
05

Audit-Trail

Logging + Historie

Was Du bekommst

Was Du am Ende in der Hand hast.

Deliverable	Details
Zentrale Ablage	SharePoint oder Google Drive als SSOT
Metadaten-System	Status, Projekt, Datum als Tags
Slack/Teams-Karten	Adaptive Cards mit Freigabe-Buttons
Auto-Routing	Tag-Wechsel triggert nächsten Schritt
Audit-Trail	Wer hat wann was freigegeben

Was es kostet

Wert vor Preis.

Stakeholder-Freigaben dauern in WeTransfer-Mail-Chaos typisch 5 bis 14 Tage pro Asset. Mit Slack-Karten plus SSOT sind es Stunden. Bei einem Marketing-Team mit 20 Assets pro Monat sind das 100 bis 280 Stakeholder-Freigabe-Tage zurückgewonnen pro Jahr.

Stundensatz 150 €/h netto · individuelles Angebot nach Briefing

Was Du gewinnst

Realistische Hebel.

Hebel 01
Versionschaos eliminiert

Eine Quelle, eine Wahrheit. Keine „v3-final-FINAL-ACHTUNG.docx" mehr.
Hebel 02
Freigabe-Latenz von Tagen auf Stunden

Stakeholder reagiert per Klick im Slack, statt Mail mit Anhang zu öffnen und zurückzuschicken.
Hebel 03
Audit-Trail für Compliance

Wer hat wann was freigegeben, dokumentiert. Wichtig für Marketing-Compliance und HR-Prozesse.

Klare Linien

Was es NICHT ist.

Damit klar ist, wo die Linie verläuft.

Kein Ersatz für Projektmanagement-Tool

Wir orchestrieren Freigaben, nicht Projekt-Pläne. Asana, Linear, Trello bleiben für Projekte.
Keine SaaS-Lizenz-Falle

Custom-Build auf Bestehender Infrastruktur (SharePoint, GDrive, Slack). Keine extra SaaS-Subscription nötig.
Keine Inhalts-Erstellung

Hub ist Workflow-Werkzeug, der zu freigegebende Content kommt aus Marketing oder Designern.

Was Du vorbereitest

Eine kurze Liste.

SharePoint oder Google Drive als zentrale Ablage
Slack oder Microsoft Teams für Freigabe-Karten
Marketing- oder Office-MA als Power-User für 0,5 Tag Schulung
Discovery-Workshop zur Definition der Freigabe-Pfade pro Asset-Typ

Sicherheit & DSGVO

Auf Salzburger Handschlag.

Aspekt	Status
EU-Hosting	✓ n8n-Workflow auf Hetzner Frankfurt
Daten-Hoheit	✓ Assets bleiben in SharePoint oder Drive, kein Soizburg-Cache
Audit-Log	✓ DSGVO-konform mit dokumentierten Freigabe-Schritten
AVV nach DSGVO Art. 28	✓ Soizburg AI als Auftragsverarbeiter, AVV im Onboarding

Risiken

Was schiefgehen kann, und wie wir damit umgehen.

Risiko	Wie wir es lösen
Stakeholder ignoriert Slack-Karten	Erinnerungs-Workflow nach 24 und 48 Stunden, Eskalation an GF nach 72 Stunden.
API-Änderungen bei SharePoint oder Drive	API-Layer im n8n-Workflow, Anpassung in Stunden statt Tagen bei Format-Änderung.
Asset-Typen nicht abgedeckt	Discovery erfasst alle Asset-Typen explizit, Custom-Workflows pro Typ wenn nötig.

Brancheneinblick

So sieht das in Deiner Branche aus.

Klick auf Deine Branche für konkrete Beispiele aus unseren Projekten und dem Soizburg-AI-Kompass.

Hotellerie

Saison-Marketing-Material, Speisekarten-Updates, OTA-Beschreibungs-Änderungen.

Kanzleien

Mandanten-Schriftsatz-Freigaben durch Senior-Partner, Marketing-Material BRAO-konform.

Handwerk

Angebots-Freigaben durch Bauleitung, Schadens-Doku-Freigaben für Versicherung.

Ordinationen

Patienten-Aufklärungs-Material durch ärztliche Leitung, HWG-Compliance-Check.

Maklerbüros

Exposé-Freigaben durch Eigentümer, Marketing-Material-Freigaben.

Online-Shops

Produkt-Beschreibungs-Freigaben, Marketing-Material durch Brand-Team.

Industrie

Engineering-Doku-Freigaben, Marketing-Material durch Compliance.

Branchen-Selbsttest im Kompass starten

Wie es weitergeht

Was als nächstes Sinn ergibt.

Folge-Schritt	Wann sinnvoll	Modell
Automatisierung Dokumente	Wenn freigegebene Dokumente zusätzlich modernisiert werden sollen	Custom-Build · 150 €/h netto
Automatisierung E-Mail	Wenn Freigabe-Mails automatisch beantwortet werden sollen	Custom-Build · 150 €/h netto
KI-Wissensdatenbank	Wenn freigegebene Assets durchsuchbar werden sollen	Custom-Build · 150 €/h netto

Häufige Fragen

FAQ.

Welche Cloud-Stores lassen sich als zentrale Ablage anbinden?

Native Anbindung: SharePoint (über Microsoft Graph API), Google Drive (über Google API), Dropbox Business (über Dropbox API). Alternative Stores wie Nextcloud, Box, Onedrive sind über Standard-WebDAV oder REST anbindbar. Versionskontrolle bleibt im Store erhalten, der Hub schreibt nur Metadaten und Status-Tags.

Welche Chat-Tools können die Freigabe-Karten empfangen?

Slack (über Block-Kit Adaptive Cards), Microsoft Teams (über Adaptive Cards), WhatsApp Business (über Twilio oder MessageBird, Templates erforderlich). E-Mail als Fallback für Stakeholder ohne Chat-Tool, mit Magic-Link zum Freigabe-Klick. Discord auf Anfrage über Webhook-Integration.

Wie lang dauert die Hub-Umsetzung typisch?

4 bis 8 Wochen, je nach Anzahl Asset-Typen und Stakeholder-Stufen. Discovery-Workshop in Woche 1, SSOT-Struktur und Tag-System in Woche 2, n8n-Workflows pro Asset-Typ in Woche 3 bis 5, Slack/Teams-Karten und Routing-Logik in Woche 5 bis 7, Audit-Trail-Setup und Schulung Marketing-Lead in Woche 7 bis 8.

Was passiert, wenn ein Stakeholder die Freigabe-Karte ignoriert?

Eskalations-Workflow in 3 Stufen: nach 24 h freundliche Erinnerung im gleichen Channel, nach 48 h Direkt-Mention plus Erinnerungs-Karte mit höherer Prio, nach 72 h Eskalation an die Geschäftsführung mit Stakeholder-Liste. Optional: SLA-Reporting im Quartalsbericht, welche Stakeholder regelmäßig zu lange brauchen, Daten für interne Prozess-Optimierung.

Können wir den Audit-Trail für externe Compliance-Prüfungen nutzen?

Ja, das ist einer der Kernwerte. Audit-Trail dokumentiert pro Asset: wer hat wann was freigegeben, mit IP, Zeitstempel, optional zusätzlich digitale Signatur (eIDAS-konform via DocuSeal-Integration). Wichtig für Marketing-Compliance bei BRAO/HWG-Branchen, für Vertrags-Freigaben mit zwei Vier-Augen-Prinzip, oder für Förderungs-Nachweise (BAFA, KfW, AWS).

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