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Kostenloses Erstgespräch
Zeit sparen · KI-Lösung

KI-Assistent

Sag dem Assistenten in WhatsApp, was zu tun ist. Er macht es.

Wir bauen Dir den persönlichen KI-Assistenten in WhatsApp oder Telegram: Voice-Input, MCP-Zugriff auf CRM, Kalender, Mail, Drive. Drei Modell-Varianten je nach Rolle (Claude für Analysten, Hermes für Macher, OpenClaw für Manager).

Nach Aufwand · 150 €/h netto · individuelles Angebot nach Briefing
Kostenloses Erstgespräch
Geschrieben von Martin Arnsteiner, BA · Letzte Aktualisierung:
Worum es geht

Maklerin Frau Berger ist 12 Stunden auf Besichtigungs-Tour. Drei Objekte, zwei Eigentümer-Gespräche, ein Notar-Termin. Wenn sie um 19:30 zurück ins Büro kommt, sitzt sie weitere 2 Stunden vor dem CRM und tippt das ein, was sie sich tagsüber gemerkt hat. Wahrscheinlich hat sie die Hälfte vergessen.

Mit dem KI-Assistenten passiert das anders. Nach jedem Termin spricht sie 30 Sekunden in WhatsApp: „Termin Familie Müller, drei Schlafzimmer, Garten ja, Budget bis 850k, möchte Folge-Termin nächste Woche". Der Assistent legt CRM-Notiz an, erstellt Folge-Aufgabe für nächste Woche, schickt Kalender-Vorschlag, alles automatisch. 19:30 fährt Frau Berger nach Hause, statt 2 Stunden im Büro zu tippen.

Wer das braucht

Bilder, die Dir vertraut vorkommen.

Du erkennst Dich in einem dieser Bilder wieder?

  • 01

    Außendienst (Makler, Ärzte, Verkaufsleiter) hat mobil keinen schnellen System-Zugriff, das CRM zu öffnen ist auf dem Handy ein Krampf

  • 02

    Doppelarbeit am Abend, was tagsüber besprochen wurde, wird abends nochmal am Schreibtisch eingetippt, oft schon mit halb vergessenen Details

  • 03

    Lange Wege bis zum CRM-Eintrag, der Termin um 14:00 wird um 19:30 erfasst, oder gar nicht, wenn dazwischen drei weitere Termine lagen

  • 04

    1 bis 2 Stunden tägliche Tipp-Arbeit am Schreibtisch nach dem Kundengespräch, 220 bis 440 Stunden pro Jahr und Außendienst-MA

  • 05

    Folge-Aufgaben werden vergessen, weil sie nicht direkt nach dem Termin angelegt werden, sondern erst dann, wenn der Tag schon sechs Termine später ist

So arbeiten wir

Der Prozess in 5 Schritten.

  1. 01

    Discovery

    Use-Cases pro Rolle, bestehende Tools

  2. 02

    Modell-Wahl

    Claude / Hermes / OpenClaw je Use-Case

  3. 03

    MCP-Setup

    CRM, Kalender, Mail, Drive anbinden

  4. 04

    WhatsApp/Telegram

    Bot-Setup mit Voice-Input

  5. 05

    Brand-Voice-Tuning

    Tonalität, Pflicht-Felder

Was Du bekommst

Was Du am Ende in der Hand hast.

Deliverable Details
WhatsApp/Telegram-Integration Voice-Input + Text
MCP-Layer CRM, Kalender, Mail, Drive zugänglich
Modell-Wahl Claude (Analyst) / Hermes (Macher) / OpenClaw (Manager)
Audit-Log Alle KI-Aktionen nachvollziehbar
Brand-Voice Antworten in Deiner Tonalität
Was es kostet

Wert vor Preis.

Außendienst-MA (Makler, Verkaufsleiter, Service-Techniker) verbringen typisch 1 bis 2 Stunden täglich mit System-Eintragungen am Schreibtisch nach dem Termin. Bei 220 Werktagen sind das 220 bis 440 Stunden pro Jahr und MA. Der Assistent erledigt das per Voice-Input direkt nach dem Kundengespräch im Auto.

Stundensatz 150 €/h netto · individuelles Angebot nach Briefing
Was Du gewinnst

Realistische Hebel.

  • Hebel 01

    Doppelarbeit eliminiert

    Statt erst beim Kunden, dann am Schreibtisch nochmal: einmal sprechen, fertig. Außendienst-MA spart 220 Stunden pro Jahr.

  • Hebel 02

    Sofortiger CRM-Eintrag

    Termin-Notiz wird automatisch ins CRM gespeichert, Folge-Aufgaben werden direkt angelegt, niemand vergisst etwas.

  • Hebel 03

    Multi-Modell-Architektur

    Pro Rolle das passende Modell. Claude für Analyse-Tiefe, Hermes für Tool-Calling-Speed, OpenClaw für komplexe Workflows.

Klare Linien

Was es NICHT ist.

Damit klar ist, wo die Linie verläuft.

  • Kein Ersatz für persönliche Kunden-Beziehung

    Der Assistent ist ein Werkzeug für die MA, nicht für den Kunden. Kein Bot-Kontakt mit dem Endkunden.

  • Keine 100-%-Verstehens-Quote bei Hintergrund-Lärm

    Im sehr lauten Umfeld (Baustelle, Werkhalle) sinkt die Voice-Erkennung. Text-Input bleibt als Fallback.

  • Keine Public-Cloud-LLMs für sensible Branchen

    Bei BRAO- oder HWG-Branchen empfehlen wir On-Premise-Modelle (z.B. Hermes self-hosted).

Was Du vorbereitest

Eine kurze Liste.

  • WhatsApp- oder Telegram-Account für den/die Power-User
  • CRM mit API-Zugang (Twenty, HubSpot, Pipedrive)
  • Use-Case-Definition pro Rolle: was darf der Assistent für Außendienst-MA erledigen?
  • Discovery-Workshop zur Modell-Wahl (Claude, Hermes, OpenClaw)
Sicherheit & DSGVO

Auf Salzburger Handschlag.

Aspekt Status
EU-Hosting ✓ Soizburg-Backend Hetzner Frankfurt
On-Premise-Option ✓ Hermes oder OpenClaw self-hosted für sensible Branchen
Voice-Aufnahmen ✓ keine Speicherung über Verarbeitungs-Zeitraum hinaus, kein Modell-Training
Audit-Log ✓ alle KI-Aktionen nachvollziehbar (BRAO- und HWG-konform)
Risiken

Was schiefgehen kann, und wie wir damit umgehen.

Risiko Wie wir es lösen
Voice-Erkennung bei Dialekt schwach Whisper-Modell mit DACH-Tuning, plus Korrektur-Workflow bei niedriger Konfidenz.
KI-Aktion in falsche Richtung Mensch-Bestätigungs-Schritt bei kritischen Aktionen (Termine löschen, Mandanten-Daten ändern).
Mitarbeiter nutzt es nicht Onboarding-Workshop, persönlicher Champion pro Team, Slack-Support in den ersten 30 Tagen.
Brancheneinblick

So sieht das in Deiner Branche aus.

Klick auf Deine Branche für konkrete Beispiele aus unseren Projekten und dem Soizburg-AI-Kompass.

Maklerbüros
Voice-Notiz nach Besichtigung wird zu Objekt-Notiz im CRM plus Folge-Aufgabe für Eigentümer-Anruf.
Ordinationen
Befund-Diktiersystem direkt aus dem Behandlungs-Raum (HWG-konform, EU-on-premise).
Handwerk
Aufmaß-Voice-Notiz aus dem Sprinter, automatische Material-Bestellung an Großhändler.
Hotellerie
Schichtleiter-Voice-Briefing nach Schichtende, Pickup-Liste, Pre-Stay-Hinweise.
Industrie
Service-Techniker-Voice-Bericht aus Werkhalle, sofort im Wartungs-System dokumentiert.
Vertrieb generell
Voice-Nachbereitung nach Kunden-Termin, automatische CRM-Pflege plus Angebot-Trigger.
Branchen-Selbsttest im Kompass starten
Wie es weitergeht

Was als nächstes Sinn ergibt.

Folge-Schritt Wann sinnvoll Modell
KI-Wissensdatenbank (RAG) Wenn Assistent auf internes Wissen zugreifen soll Custom-Build · 150 €/h netto
KI-Bots (Omnichannel) Wenn auch Endkunden-Anfragen automatisiert werden sollen Custom-Build · 150 €/h netto
KI-Hub & Kampagnenplaner Wenn Assistent Marketing-Kampagnen anstoßen soll Custom-Build · 150 €/h netto
Häufige Fragen

FAQ.

Welches KI-Modell passt für welche Außendienst-Rolle?
Claude (Anthropic) für Kanzleien und Anwaltsbüros, weil Analyse-Tiefe und Argumentations-Ketten entscheidend sind (Mandanten-Sachverhalt strukturieren, Schriftsatz-Drafts). Hermes (NousResearch) für Makler und Vertriebs-Außendienst, weil Speed im Tool-Calling und schnelle CRM-Updates wichtig sind. OpenClaw (OpenAI) für Geschäftsführer und komplexe Manager-Aufgaben mit mehreren parallelen Workflows. Im Discovery klären wir die konkreten Use-Cases pro Rolle und wählen das Modell-Mix.
Welche Sprachen unterstützt der Voice-Input?
Standard Deutsch (mit Whisper-DACH-Tuning für österreichische und schweizerdeutsche Akzente) und Englisch. Weitere Sprachen via ElevenLabs Voice-Clone möglich (Italienisch, Französisch, Spanisch, Türkisch, Polnisch). Mixed-Language-Sätze („Hallo, Termin tomorrow at 3?") werden korrekt erkannt, das ist wichtig für internationale Mandanten und Kunden.
Wo liegen die Daten und wie sieht das DSGVO-konform aus?
Standard: Soizburg-Backend auf Hetzner Frankfurt (EU-DSGVO-konform). Für sensible Branchen (Anwalt, Arzt, Bank, Versicherung) On-Premise-Setup im Kunden-Rechenzentrum mit self-hosted Hermes oder OpenClaw. Voice-Aufnahmen werden nicht über die Verarbeitungs-Zeit hinaus gespeichert, kein Modell-Training. Audit-Log zeichnet alle Aktionen auf, BRAO- und HWG-konform.
Was passiert, wenn die Voice-Erkennung im Auto oder Sprinter scheitert?
Drei Fallbacks: (1) Text-Eingabe statt Voice, einfach in WhatsApp tippen. (2) Whisper-Modell hat DACH-Tuning für laute Umgebungen, die Erkennungsrate ist auch bei Verkehrsgeräusch oder Werkhallen-Lärm 80 bis 90 %. (3) Bei niedriger Konfidenz schickt der Assistent einen Verifikations-Schritt vor finaler CRM-Speicherung („Habe ich das richtig verstanden? Reply mit JA").
Wie groß ist der Onboarding-Aufwand pro Außendienst-MA?
0,5 Tag Hands-on-Schulung pro MA, plus 30-Tage-Begleitung mit Slack-Support für Tool-Fragen. Erfahrungswert: nach Tag 1 läuft das Daily-Briefing per Voice rein, nach Woche 2 sind die typischen 3 bis 5 Use-Cases pro Rolle eingespielt, nach Monat 1 ist die volle Zeitersparnis von 1 bis 2 Stunden täglich erreicht.
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