Klarheit gewinnen · KI-Lösung

Technologie-Analyse

12 Tools auf der Rechnung. 4 im Alltag. 8 Karteileichen, die niemand bemerkt.

Wir inventarisieren in 7 Werktagen jedes Tool in Deinem Betrieb, prüfen Kosten gegen tatsächliche Nutzung, und liefern Dir eine klare „Behalten / Wechseln / Abschalten"-Liste mit Migrations-Reihenfolge, unabhängig, ohne dass wir an Tool-Verkäufen verdienen.

450 € netto Fixpreis

Kostenloses Erstgespräch

Geschrieben von Martin Arnsteiner, BA · Letzte Aktualisierung: 27.05.2026

Worum es geht

Der typische 18-MA-Mittelstand hat 12 bis 30 SaaS-Lizenzen aktiv: Marketing-Automation, CRM, BI-Tools, Projekt-Management, Cloud-Speicher, Notiz-Tools, Spezial-Software, Test-Logins, „das brauchten wir mal". Niemand pflegt das Inventar. Niemand misst die Auslastung. Niemand kündigt aus Angst, etwas zu verlieren.

Realität: erfahrungsgemäß enthalten KMU-Inventare 30 bis 40 % Karteileichen. Bei 8.000 € Tool-Budget pro Jahr sind das 2.500 bis 3.200 € reine Verschwendung, und das ohne den Hebel zu nutzen, dass viele Tools sich konsolidieren oder durch günstigere EU-Alternativen ersetzen lassen.

Wer das braucht

Bilder, die Dir vertraut vorkommen.

Du erkennst Dich in einem dieser Bilder wieder?

01
Du hast keinen Überblick über alle SaaS-Lizenzen, ihre Kosten, Vertragslaufzeiten, geschweige denn die echte Auslastung
02
Tools wurden im Wachstum gestapelt ohne Konsolidierungs-Phase, heute existieren parallel HubSpot, Mailchimp, Brevo
03
Affiliate-Vergleichsportale geben verzerrte Tool-Empfehlungen, Du suchst eine ehrliche Bewertung ohne Kickback-Bias
04
Vendor-Lock-in beim Hauptsystem macht jeden Wechsel teuer, Du willst wissen, wie hoch der Preis wirklich wäre
05
Open-Source- oder EU-Alternativen stehen im Raum, aber niemand hat sie sauber gegen die SaaS-Status-quo-Kosten gerechnet

So arbeiten wir

Der Prozess in 5 Schritten.

01

Discovery und Inventar-Briefing

60-Min-Call mit der Geschäftsführung. Welche Tools heute? Welche Verträge? Welche Nutzer? Welche Pain-Points hat die GF aktuell?
02

Bestandsaufnahme und ROI-Score

Pro Tool: Kosten, Auslastung (real genutzte Logins, nicht nur gekaufte Seats), Vertragslaufzeiten, ROI-Score auf 10-er-Skala.
03

Konsolidierung

Doppelungen erkennen, Funktions-Überschneidungen quantifizieren, DSGVO-Risiken pro Tool flaggen, Sicherheits-Posture bewerten.
04

Marktvergleich

Objektive Alternativen für die 5 teuersten Tools, EU-Hosting bevorzugt, Open-Source wo sinnvoll, kein Affiliate-Bias.
05

Roadmap und Erläuterungs-Call

PDF mit Migrations-Reihenfolge nach Wirkung × Risiko, plus 60-Min-Walkthrough.

Was Du bekommst

Was Du am Ende in der Hand hast.

Deliverable	Details
PDF-Bericht 15-20 Seiten	„Behalten / Wechseln / Abschalten" pro Tool, mit Begründung. So formuliert, dass Du es Deinem Beirat vorlegen kannst.
Tool-Inventar als Google Sheets	Alle Tools mit Kosten, Nutzern, Auslastung, ROI-Score, Vertragslaufzeit. Damit kannst Du selbst weiterarbeiten.
Einsparpotenzial	In Euro auf Jahresbasis pro Tool und gesamt. Ehrliche Rechnung, keine Phantasie-Zahlen.
Migrations-Reihenfolge	Roadmap-Tabelle priorisiert nach Wirkung × Risiko, mit empfohlener Reihenfolge.
EU- und Open-Source-Alternativen	Vergleichs-Tabelle für die teuersten 3-5 Tools mit Soizburg-Stack-Empfehlung und ehrlicher Trade-off-Analyse.
60-Min-Erläuterungs-Call	Walk-through mit Entscheidungsfragen, nicht nur Empfehlung. Wir gehen die Roadmap gemeinsam durch.

Was es kostet

Wert vor Preis.

Erfahrungsgemäß enthält ein KMU-Tool-Inventar 30 bis 40 % Karteileichen. Bei 8.000 € Jahres-Tool-Budget sind das 2.500 bis 3.200 € sofort gespart durch Abschalten ungenutzter Lizenzen. Plus Konsolidierungs-Hebel: oft können 2 bis 3 Tools durch ein einziges ersetzt werden, nochmal 2.000 bis 5.000 € jährlich. Das Audit refinanziert sich oft schon im ersten Quartal nach Umsetzung.

Fixpreis 450 € netto · Fixpreis · 7 Werktage

Was Du gewinnst

Realistische Hebel.

Hebel 01
Karteileichen-Lizenzen abschalten

Jira-Test-Account, alte Mailchimp-Subscription, ungenutzte Adobe-Seats. Typisch 25 bis 40 % Sofort-Einsparung im ersten Jahr, ohne dass jemand etwas vermisst.
Hebel 02
Tool-Konsolidierung im Marketing-Stack

HubSpot Marketing plus Mailchimp plus Brevo werden ersetzt durch Listmonk plus Twenty plus n8n. Etwa 70 % Kosten-Reduktion bei vergleichbarer Funktionalität, plus volle Datenhoheit auf EU-Servern.
Hebel 03
EU-Migration der Workflow-Plattform

Zapier (US, ca. 50 €/Mon) auf n8n (self-hosted EU, ca. 5 € Hosting-Anteil). Datenhoheit zurückgewonnen, 90 % Kosten-Reduktion, mehr Workflows pro Monat möglich.

Klare Linien

Was es NICHT ist.

Damit klar ist, wo die Linie verläuft.

Keine Migration-Implementierung im Audit-Preis

Wir liefern den Plan, die tatsächliche Migration ist ein Custom-Build (150 €/h netto). So bleibt das Audit niedrigschwellig und Du entscheidest nach dem Bericht, ob und wie Du umsetzt.
Keine Verhandlung mit Anbietern

Wenn Du HubSpot- oder SAP-Verträge nachverhandeln willst, ist das ein anderes Spezialgebiet. Wir liefern die Argumente, das Verhandeln liegt bei Dir oder Deinem Einkauf.
Keine Lizenz-Beschaffung

Wir empfehlen keine Tools, die wir verkaufen. Vergleichsportale wie Capterra, G2 oder GetApp sind primär affiliate-finanziert, wir nicht. Das ist der ganze Punkt der Unabhängigkeit.
Kein vollständiges DSGVO-Audit

Wir flaggen DSGVO-Risiken pro Tool (US-Hosting, fehlende AVV, problematische Datenflüsse). Die juristische Compliance-Prüfung trifft Dein Datenschutz-Beauftragter.

Was Du vorbereitest

Eine kurze Liste.

Liste aller Tools mit Kosten und Nutzer-Anzahl (auch unvollständig okay, wir helfen beim Vervollständigen)
Vertragslaufzeiten und Kündigungsfristen der Hauptsysteme, soweit greifbar
Top-3-Schmerzpunkte aus Sicht der Geschäftsführung als Startpunkt
30 Min IT- oder Office-Verantwortlicher für Detailfragen zu Logins, Servern, Schnittstellen
60 Min Geschäftsführer-Zeit für Briefing am Anfang und Erläuterungs-Call am Ende

Sicherheit & DSGVO

Auf Salzburger Handschlag.

Aspekt	Status
EU-Hosting der Soizburg-Tools	✓ Hetzner Frankfurt für Verarbeitung, Microsoft Frankfurt für Speicher
Daten-Zugriff	✓ keine Kunden-Daten benötigt, nur Tool-Inventar (Lizenzen, Nutzer-Anzahl, Vertrags-Eckdaten)
Unabhängigkeit	✓ verbindlich dokumentiert, keine Provisionen, keine Kickbacks, keine Affiliates
NDA für Tool-Inventar	✓ optional zusätzlich, im Onboarding möglich
AVV nach DSGVO Art. 28	✓ Soizburg AI als Auftragsverarbeiter, AVV im Onboarding

Risiken

Was schiefgehen kann, und wie wir damit umgehen.

Risiko	Wie wir es lösen
Kunde hat keine Tool-Übersicht	Discovery-Call mit gemeinsamer Erstellung. Plus Buchhaltungs-Auswertung der SaaS-Abbuchungen letzter 12 Monate. Mehraufwand bleibt bei Soizburg.
Sehr viele Tools (über 30 aktiv)	Premium-Variante mit Stakeholder-Interviews, gleicher Preis bei tieferer Erhebung über 10 statt 7 Werktage.
Hauptkosten-Tools schwer ersetzbar (z.B. Branchen-Software ohne Alternative)	Marktvergleich liefert ehrliche Befunde. Wenn keine Alternative existiert, sagen wir das auch klar, statt eine Phantom-Migration zu empfehlen.
„Politische" Tools (Geschäftsführer-Lieblings-Tool)	Im Bericht objektiv ausweisen, Entscheidung dem Kunden überlassen, kein Zwang. Die Daten sind klar, die Entscheidung kann auch politisch sein.

Brancheneinblick

So sieht das in Deiner Branche aus.

Klick auf Deine Branche für konkrete Beispiele aus unseren Projekten und dem Soizburg-AI-Kompass.

Hotellerie

PMS-Konsolidierung zwischen Mews, Apaleo, Protel, OTA-Channel-Manager-Optimierung, Bewertungs-Tools wie TrustYou ersetzbar durch Custom-n8n-Workflow mit Listmonk-Versand.

Kanzleien

DATEV und RA-MICRO als Bestand-Anker (nicht ersetzbar), Marketing-Tools wie HubSpot ersetzbar durch Twenty plus Listmonk, Dokumentenmanagement zwischen Cloud-Anbieter und Self-Host abwägen.

Handwerk

Branchensoftware (pds, kwp, Reflex) mit Schnittstellen zu DATEV als Schwerpunkt, Stundenerfassung-Tool oft konsolidierbar, Material-Bestellung mit Mindestbestand-Auslöser.

Ordinationen

PVS-Migration (z.B. x.isynet auf Tomedo oder T2med), Doctolib-Konsolidierung mit hauseigenem Termin-Tool, Befund-Versand mit eIDAS-Signatur.

Maklerbüros

onOffice oder FlowFact als Bestand-Anker, Marketing-Stack (HubSpot ersetzbar durch Twenty), Bewertungs-Tools wie ProvenExpert prüfen, Energieausweis-Anbieter konsolidieren.

Online-Shops

Shopify-Stack vs. WooCommerce-Stack-Vergleich, Marketing-Automation-Konsolidierung (Klaviyo vs. eigenes Listmonk), Retouren-Management-Tool prüfen.

Industrie

SAP-Bestand mit Schnittstellen-Schärfung, MES-Integration mit Produktions-Tools, ROI-Tools für Investitionen, schlanke Verwaltung im Marketing-Stack.

Branchen-Selbsttest im Kompass starten

Wie es weitergeht

Was als nächstes Sinn ergibt.

Folge-Schritt	Wann sinnvoll	Modell
Migration-Custom-Build (z.B. HubSpot auf Twenty plus Listmonk)	Wenn klare Konsolidierungs-Empfehlung vorliegt und umgesetzt werden soll	Custom-Build · 150 €/h netto
Automatisierungs-Analyse	Wenn Tool-Inventur zeigt, dass Schnittstellen-Lücken zwischen Tools das Hauptproblem sind	Festpreis 450 € netto
KI-Analyse	Wenn das Tool-Audit zeigt, dass die KI-Strategie generell unklar ist	Festpreis 450 € netto
Begleitung Pro/Plus	Tool-Migration und laufende Optimierung über mehrere Monate	Subscription nach Aufwand

Häufige Fragen

FAQ.

Wie inventarisiere ich alle Tools in einem KMU?

Drei Methoden parallel: (1) Buchhaltungs-Auswertung aller SaaS-Abbuchungen der letzten 12 Monate. (2) IT-Verantwortlicher-Interview, was läuft auf den Servern, was sind die Login-URLs. (3) Mitarbeiter-Befragung, was nutzen sie tatsächlich. Erst die Schnittmenge aller drei Methoden gibt das vollständige Bild. Genau das machen wir in der Analyse.

Welche SaaS-Tools brauchen wir wirklich?

Hängt von Branche, Größe, Workflow ab. Faustregel KMU mit 15 bis 30 MA: 1 CRM, 1 E-Mail-Marketing, 1 Workflow-Automation, 1 Cloud-Speicher, 1 Projekt-Management, 1 Buchhaltung, 1 Branchen-Software, 1 bis 2 Spezial-Tools. Mehr als 12 aktive SaaS-Logins ist meist Konsolidierungs-Bedarf.

Wie finde ich heraus, welche Tools doppelt da sind?

Im Audit prüfen wir Funktions-Überschneidungen: HubSpot vs. Mailchimp vs. Brevo (alle E-Mail-Marketing), Notion vs. Confluence vs. Google Docs (alle Wissensbasis), Slack vs. Teams (alle Chat). Welche zusammengelegt werden können, ohne Funktionsverlust, hängt vom konkreten Stack ab.

Lohnt sich ein Wechsel von HubSpot zu einer Open-Source-Alternative?

Bei kleinen Teams (unter 5 Marketing-MA) und einfachen Workflows: ja, oft 60 bis 80 % Kosteneinsparung mit Twenty plus Listmonk plus n8n. Bei großen Teams mit komplexen HubSpot-Workflows: rechnet sich oft nicht, Migrations-Aufwand ist höher als der Kosten-Hebel. Im Audit machen wir die ehrliche Rechnung.

Wie unabhängig ist eine Technologie-Analyse wirklich?

Soizburg bekommt keine Provisionen, keine Kickbacks, keine Affiliate-Margen von Tool-Anbietern. Verbindlich dokumentiert, Teil unseres Selbstverständnisses als Makler für KI-Tools. Vergleichsportale wie Capterra, GetApp oder G2 sind primär affiliate-finanziert. Wir nicht. Das ist der ganze Punkt.

Was ist, wenn ich Tools nutze, die Ihr nicht kennt?

Das ist normal, der DACH-Markt hat hunderte Spezial-Tools. Wir recherchieren während des Audits objektiv ohne vorgefertigte Datenbank. Bei sehr seltenen Branchen-Lösungen kann die Bestandsaufnahme einen Tag länger dauern, der Mehraufwand bleibt bei Soizburg.

Liefert Ihr auch eine Migrations-Beratung?

Nicht im Standard. Das wäre Premium-Variante (mit konkretem Implementations-Plan) oder als Folge-Auftrag (Custom-Build oder Begleitung).

Empfehlt Ihr nur Open-Source und Self-Hosted?

Nein. Wir empfehlen, was zum Kunden passt. Wenn HubSpot für Dich richtig ist, sagen wir das auch. Soizburg-Stack ist unsere Referenz für „self-hosted EU-Alternativen", aber kein Dogma.

Was kostet das wirklich am Ende, inklusive Folgekosten?

450 € netto Fixpreis für die Analyse, mehr nicht. Wenn Du danach mit uns weitermachst (Migration, Begleitung), klären wir das transparent vorher. Wenn nicht, auch okay, wir sehen die Analyse als Türöffner, nicht als Zwang.

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