Klarheit gewinnen · KI-Lösung

Automatisierungs-Analyse

Welcher Klick wird in Deinem Betrieb fünfmal am Tag gemacht, und warum?

Wir scannen 7 Werktage lang Deinen Betrieb auf manuelle Wiederhol-Aufgaben, schätzen pro Aufgabe Stunden und ROI, und liefern Dir eine priorisierte Quick-Win-Liste. Du weißt am Ende, wo der größte Hebel liegt, und ob er sich rechnet.

450 € netto Fixpreis

Kostenloses Erstgespräch

Geschrieben von Martin Arnsteiner, BA · Letzte Aktualisierung: 27.05.2026

Worum es geht

Drei Mitarbeiter, dieselbe Frage, drei verschiedene Antworten. „Weil das ERP nicht mit DATEV spricht." „Weil die Kollegin im Urlaub anders gebucht hat." „Weil das schon immer so war."

Genau dort fängt die Automatisierungs-Analyse an. Nicht mit der Frage „Welches Tool sollten wir kaufen?", sondern: „Welche Aufgabe wird heute gemacht, weil sie gemacht wurde, und was würde sich ändern, wenn sie nicht mehr gemacht würde?"

Wer das braucht

Bilder, die Dir vertraut vorkommen.

Du erkennst Dich in einem dieser Bilder wieder?

01
Die Bürokraft tippt 2 Stunden täglich Daten von einem System ins andere, pds in DATEV, Mews in Excel, Outlook in CRM
02
Die Buchhaltung wartet 14 Tage auf Schlussrechnungen, weil dreckige Stundenzettel im Sprinter herumliegen
03
Die Geschäftsführung ahnt, dass viel Zeit verloren geht, hat aber keine Zahl, keine Priorität, keinen Plan, wo zuerst angepackt werden soll
04
Frühere n8n-, Zapier- oder Make-Versuche sind versandet, weil ein Architektur-Konzept fehlte und jeder etwas Eigenes baute
05
Es gibt zehn Tools im Einsatz, aber keinen einzigen durchgängigen Prozess von Anfrage bis Bezahlung

So arbeiten wir

Der Prozess in 5 Schritten.

01

Discovery-Briefing

60-Min-Call mit der Geschäftsführung. Wir erfassen Top-10 wiederkehrende Aufgaben pro Abteilung, Buchhaltung, Vertrieb, Service, Lager. Keine Tools, nur Aufgaben.
02

Aufwand-Erhebung

Drei Kurz-Interviews mit Fachkräften. Pro Aufgabe: Häufigkeit (täglich? wöchentlich?), Dauer (Min/Aufgabe), Anzahl beteiligter Personen, geschätzte Fehlerrate.
03

Tool-Inventar-Abgleich

Welche Systeme existieren, wo entstehen Medienbrüche, welche Schnittstellen wären machbar, gemessen an Deinem Bestand, nicht an einem Idealbild.
04

Automatisierungs-Score

Pro Aufgabe: Standardisierungsgrad, KI-Eignung, ROI-Schätzung. Daraus ergibt sich automatisch eine Top-5-Liste.
05

Roadmap und Erläuterungs-Call

60-Min-Call. Wir gehen die Top-5-Quick-Wins durch und die Top-3-Architektur-Empfehlungen für das mittelfristige Bild.

Was Du bekommst

Was Du am Ende in der Hand hast.

Deliverable	Details
Aufgaben-Inventar	Alle wiederkehrenden Aufgaben pro Abteilung mit Häufigkeit, Dauer, Personen, geschätzter Fehlerrate. Aggregiert auf Aufgaben-Ebene, nicht auf Personen.
Automatisierungs-Score	Pro Aufgabe drei Achsen: Standardisierungsgrad (0-10), KI-Eignung (regelbasiert vs. LLM-tauglich), ROI-Schätzung (Stunden × Personalkosten).
Quick-Win-Liste	Top-5 Aufgaben mit Umsetzungsdauer unter 4 Wochen, geschätzten Setup-Kosten, jährlicher Ersparnis. So formuliert, dass Du sie Deinem Beirat vorlegen kannst.
Architektur-Empfehlung	Diagramm plus Erklärung. Soll-Zustand der System-Verbindungen, was sollte mit was sprechen, welche Schnittstellen sind die wichtigsten.
ROI-Kalkulation als Excel	Rückrechnung Stunden × Personalkostensatz pro Aufgabe, gesamt und priorisiert. Damit kannst Du selbst weiterrechnen.
Bericht 15-25 Seiten plus 60-Min-Erläuterungs-Call	PDF mit Roadmap und Video-Walk-through mit Geschäftsführung. Fragen klären, Reihenfolge gemeinsam priorisieren.

Was es kostet

Wert vor Preis.

Eine einzige automatisierbare Aufgabe, die heute 2 Stunden täglich kostet, summiert sich auf 440 Stunden im Jahr × 35 € Vollkosten = 15.400 €. Die Analyse selbst kostet 450 € netto und zeigt Dir typischerweise 5 bis 10 solcher Aufgaben. Wenn nach der Analyse kein Folge-Auftrag entsteht, ist das auch okay, der Bericht bleibt bei Dir.

Fixpreis 450 € netto · Fixpreis · 7 Werktage

Was Du gewinnst

Realistische Hebel.

Hebel 01
Eingangsrechnungs-Workflow statt manueller Tipparbeit

Spart 200 Stunden im Jahr Personalzeit und sichert 8.000 bis 15.000 € Skonto-Rückgewinnung beim Großhändler. Typisch der Quick-Win Nummer eins, wenn Du eine Bürokraft hast, die täglich Belege erfasst.
Hebel 02
Auto-Bewertungsmanagement statt händischer Antworten

Senkt die Antwort-Zeit auf Google und TripAdvisor von 14 Tagen auf unter 4 Stunden, hebt den Bewertungs-Schnitt typisch um 0,3 bis 0,4 Sterne. Spürbar im Buchungs-Funnel innerhalb weniger Monate.
Hebel 03
Schnittstelle Branchen-Software nach DATEV statt Doppel-Tipperei

Spart 1 bis 2 Stunden täglich Bürokraft-Zeit, Datenkonsistenz steigt, Buchhaltung kann früher abschließen. Diese drei Beispiele zusammen amortisieren das Audit innerhalb der ersten zwei Wochen Umsetzung.

Klare Linien

Was es NICHT ist.

Damit klar ist, wo die Linie verläuft.

Keine Tool-Beratung mit Provisionen

Wir bekommen keine Kickbacks von n8n, Zapier, Make oder anderen Anbietern. Empfehlungen sind ROI-orientiert, nicht hersteller-orientiert.
Keine Implementations-Begleitung im Audit-Preis

Quick-Win-Umsetzung ist ein eigener Auftrag (Custom-Build nach Aufwand · 150 €/h netto). Du entscheidest nach dem Audit, ob Du selbst loslegst, einen Freelancer beauftragst oder uns weitermachen lässt.
Keine reine Tool-Inventur

Dafür gibt es die Technologie-Analyse, die schaut auf das, was Du schon hast. Die Automatisierungs-Analyse schaut auf das, was Du tust.
Kein Pflichten-Heft für Software-Ausschreibung

Wir liefern Architektur-Skizze und Quick-Wins, nicht ein 80-seitiges RFP-Dokument. Wenn Du das brauchst, ist das ein eigener Auftrag.

Was Du vorbereitest

Eine kurze Liste.

Read-Only-Zugang zu Bestandstools (Branchen-Software, DATEV, CRM, ERP) für die Discovery-Phase
60 Minuten Geschäftsführer-Zeit für das Briefing am Anfang und 60 Minuten für den Erläuterungs-Call am Ende
3 × 30 Minuten Fachkraft-Zeit für die Aufwand-Interviews (typisch Buchhalter, Bürokraft, Service-Leiter)
Eine kurze Liste „welche drei Aufgaben kosten uns gefühlt am meisten Zeit?", als Startpunkt, kein Zwang

Sicherheit & DSGVO

Auf Salzburger Handschlag.

Aspekt	Status
EU-Hosting der Soizburg-Tools	✓ Hetzner Frankfurt für Verarbeitung, Microsoft Frankfurt für Speicher
Daten-Zugriff	✓ ausschließlich Read-Only auf Bestandstools, keine Schreibrechte
AVV nach DSGVO Art. 28	✓ Soizburg AI als Auftragsverarbeiter, AVV im Onboarding
Datenlöschung	✓ 90 Tage nach Audit-Abschluss alle Kundendaten in Soizburg-Systemen gelöscht (Bericht bleibt beim Kunden)
Mitarbeiter-Daten	✓ Aufwand-Erhebung wird auf Aufgaben-Ebene aggregiert, nicht auf Personen, keine Leistungs-Bewertung einzelner MA

Risiken

Was schiefgehen kann, und wie wir damit umgehen.

Risiko	Wie wir es lösen
Mitarbeiter geben unvollständige Information aus Sorge um den Job	Anonymisierte Aggregation in der Auswertung. Klare Kommunikation der Geschäftsführung vor dem Audit: „Es geht um Aufgaben, nicht um Personen."
Tool-Inventar ist lückenhaft	Discovery verlängert sich um 1 bis 2 Tage, der Aufwand bleibt bei Soizburg, nicht beim Kunden.
Quick-Wins werden nach dem Audit nicht umgesetzt	Optionale Begleitung (Custom-Build oder Begleitungs-Vertrag) kann gebucht werden. Das Audit selbst bleibt abgeschlossen, Du kannst auch später entscheiden.
Branche ist sehr atypisch (z.B. Spezialfertigung mit eigenem Workflow-System)	Im Discovery transparent ankündigen, ob 7 Werktage realistisch sind oder ob die Premium-Variante (12 Werktage, gleicher Preis bei tieferer Stakeholder-Involvierung) besser passt.

Brancheneinblick

So sieht das in Deiner Branche aus.

Klick auf Deine Branche für konkrete Beispiele aus unseren Projekten und dem Soizburg-AI-Kompass.

Hotellerie

Buchungs-Workflows zwischen Mews/Apaleo und DATEV, automatisierte Pickup-Reports an die GF, Bewertungs-Antworten auf TripAdvisor und Google in unter 4 Stunden, automatisierte Pre-Stay-Mails mit Wettervorhersage und Zimmer-Upsell.

Kanzleien

Mandanten-Kommunikation mit Eingangsbestätigung und Status-Updates, Fristenkalender mit Eskalations-Workflow, Dokumentenablage mit RAG-Suche im Kanzlei-Wissen, automatisierte RVG- und StBVV-Honorar-Berechnung.

Handwerk

Sprach-zu-Text-Stundenzettel auf der Baustelle, Material-Bestellungs-Auslöser ab Mindestbestand, automatische Angebots-Vorbereitung aus Stammdaten und Aufmaß, Anfahrt-Optimierung für Service-Touren.

Ordinationen

Termin-Erinnerungen mit Bestätigungs-Quittung, Befund-Versand mit eIDAS-Signatur, Abrechnungs-Vorbereitung GOÄ und EBM, Wartelisten-Steuerung bei Ausfall.

Maklerbüros

Exposé-Versand mit Persona-Variante, Besichtigungs-Terminierung im Self-Service mit Cal.com, Bestandskunden-Reaktivierung mit Marktdaten-Trigger, automatische Energieausweis-Anforderung.

Online-Shops

Auto-Beantwortung der „Wo ist mein Paket?"-Anfragen aus DHL- und DPD-Tracking, Retouren-Freigabe in unter 24 Stunden, Lieferanten-Status-Tracking direkt aus der Mail-Inbox.

Industrie

Drei-Wege-Abgleich Bestellung, Lieferschein, Rechnung, automatische Produktions-Auftrags-Priorisierung nach Maschinenauslastung, Schadens-Doku per Sprach-Memo direkt vom Werker.

Branchen-Selbsttest im Kompass starten

Wie es weitergeht

Was als nächstes Sinn ergibt.

Folge-Schritt	Wann sinnvoll	Modell
Quick-Win-Umsetzung (z.B. Eingangsrechnungs-Workflow, Auto-Bewertung, RAG-Wissensdatenbank)	Direkt nach der Analyse, wenn der Top-1-Hebel klar ist und Du schnellen Output willst	Custom-Build · 150 €/h netto
Architektur-Begleitung über mehrere Quick-Wins	Wenn 3+ Quick-Wins in Reihe geplant sind und ein roter Faden gewünscht ist	Begleitungs-Tarif Pro/Plus
Bundle: Analyse plus 1 Quick-Win	Wenn der Quick-Win bereits im Discovery klar ist und Du keine separate Angebotsphase willst	Paket-Angebot nach Discovery

Häufige Fragen

FAQ.

Wie lange dauert die Automatisierungs-Analyse?

7 Werktage von Briefing bis Erläuterungs-Call. In der Praxis liegen oft Wochenenden oder Kunden-Termine dazwischen, sodass der Kalender-Zeitraum 10 bis 14 Tage beträgt. Aktive Soizburg-Arbeitszeit: 7 Stunden Senior-Niveau.

Was, wenn unsere Tools sehr exotisch sind (Spezial-Branchen-Software ohne API)?

Wir bewerten sie trotzdem. Bei sehr seltenen Branchenlösungen kann die Bestandsaufnahme einen Tag länger dauern, der Mehraufwand bleibt bei Soizburg. Für die Architektur-Empfehlung schreiben wir gegebenenfalls „Schnittstelle wäre möglich, aber wirtschaftlich nicht in 4 Wochen umsetzbar, Quick-Win woanders."

Bekommen wir konkrete Anbieter-Empfehlungen?

Ja. Im Bericht stehen konkrete Tool-Empfehlungen, z.B. „n8n self-hosted EU für Workflow-Orchestrierung, Gemini 2.5 Pro für Beleg-OCR, DocuSeal für eIDAS-Signaturen." Wir sind unabhängig, keine Provisionen, keine Kickbacks, kein Affiliate-Bias.

Garantiert Ihr eine bestimmte Ersparnis?

Nein. Die ROI-Schätzung ist eine fundierte Schätzung, keine Garantie. Wir zeigen Dir aber, ob ein Projekt überhaupt rechtfertigbar ist, und wenn die Antwort „nicht in den nächsten 12 Monaten" lautet, sagen wir das auch klar.

Lohnt sich das auch für ein 8-Personen-Unternehmen?

Ja, wenn klar manuelle Wiederhol-Aufgaben existieren (Belegbuchung, Mail-Routing, Bewertungs-Antworten). Bei Mikro-Betrieben unter 5 MA ist die Schwelle aber oft erreicht durch eine einzige automatisierte Aufgabe, dann macht eher direkt der Custom-Build Sinn als die Analyse vorab.

Was ist der Unterschied zur Technologie-Analyse?

Die Technologie-Analyse fragt: „Welche Tools nutzt Du, lohnen sie sich, was kann weg?" Die Automatisierungs-Analyse fragt: „Welche Aufgaben werden heute gemacht, welche davon sollten automatisch laufen?" Beide ergänzen sich. Wenn Du beide brauchst, klären wir im Discovery die Reihenfolge.

Was kostet eine Automatisierungs-Analyse in Österreich generell?

Vergleichsmarkt DACH: typische Beratungs-Pakete liegen zwischen 2.000 € (Junior-Beratung mit oberflächlichem Inventar) und 15.000 € (große Strategie-Beratung mit Stakeholder-Workshops). Soizburgs 450 € sind als Lead-Magnet-Strategie kalkuliert: niedriger Einstiegspreis, das Folge-Geschäft (Umsetzung, Begleitung) finanziert die Marge. Damit ist diese Analyse die niedrigschwelligste seriöse Option im DACH-Raum.

Kann ich nach der Analyse selbst loslegen?

Ja. Die Quick-Win-Liste ist so geschrieben, dass ein internes IT-Team oder ein Freelancer mit n8n-Erfahrung damit arbeiten kann. Wenn Du Unterstützung willst, ist das ein eigener Auftrag, kein Zwang.

Wer schreibt den Bericht, KI oder Mensch?

Beides. KI hilft bei Datenstrukturierung und Erst-Draft, ein Senior-Mensch (Martin Arnsteiner) prüft, formuliert und verantwortet jede ROI-Schätzung. Wir veröffentlichen nichts, was wir nicht selbst gegenlesen haben. Das ist der Soizburg-Standard.

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